Kontroller ledelsesoplysninger i offentlige registre

Offentlige registre og ledelsesoplysninger: Hvad kan du finde?

Folketingets Ombudsmand peger på, at personoplysninger kan være offentligt tilgængelige via pressen, opslagsværker, offentlige registre og internettet. Ombudsmanden nævner tingbogen og Det Centrale Virksomhedsregister som eksempler på offentlige registre. Skal du kontrollere ledelsesoplysninger, er der sjældent kun én kilde: Et ledelseshverv kan stå i et offentligt register, i en pressemeddelelse eller på en virksomheds hjemmeside.

Ombudsmanden illustrerer grænsen mellem tilgængeligt og brugbart med en sag, hvor en sagsbehandler logger på Facebook og ser oplysninger om en borger med åben profil. Oplysningerne kan ses uden videre, men spørgsmålet er, om sagsbehandleren må registrere og bruge dem i en sag. Samme kildetype kan være relevant, når et ledelsesforhold skal efterprøves.

Samme artikel har et konkret eksempel: Når en borger søger byggetilladelse, kan ejerforholdene slås op i tingbogen. Det viser, hvordan et offentligt register kan indgå i sagsoplysningen, når registerets oplysninger har direkte forbindelse til myndighedens opgave.

Saglig relevans: Grænsen for brug af offentligt tilgængelige oplysninger

Folketingets Ombudsmand formulerer udgangspunktet sådan: En forvaltningsmyndighed må kun registrere og bruge offentligt tilgængelige oplysninger om borgere, hvis det er sagligt relevant for myndighedens opgaver. Det gælder generelt, uanset om opgaven er faktisk forvaltningsvirksomhed, eller om den består i at træffe afgørelser over for borgere.

Ombudsmanden nævner undervisning, hospitalsbehandling og børnepasning som eksempler på faktisk forvaltningsvirksomhed. Som eksempel på daglig brug af offentligt tilgængelige oplysninger nævnes, at kommunens tekniske forvaltning slår op i den lokale vejviser for at finde ud af, hvem der skal orienteres om et omfattende gravearbejde på en villavej.

Ifølge artiklen er det i praksis mest i afgørelsessager, at der kan opstå tvivl hos myndigheden og uenighed mellem myndighed og borger om, hvorvidt personoplysningerne må behandles. Ombudsmanden opdeler afgørelsessagerne i sager, hvor en borger søger om noget, sager hvor myndigheden overvejer at give et påbud eller nedlægge et forbud, og kontrolsager. Det er især kontrolsagerne, der har fået medieomtale, når offentligt tilgængelige personoplysninger bruges – særligt kommunernes kontrol af, at sociale ydelser ikke udbetales uberettiget, og SKATs kontrol af, at der ikke sker skatte- og afgiftsunddragelse.

Kontrol i praksis: Tjek kilde, registrering og formål

Første skridt er at finde kilden til den ledelsesoplysning, du vil kontrollere. Ombudsmandens oversigt over offentlig tilgængelighed fungerer som tjekliste: Står oplysningen i pressen, i et opslagsværk, i et offentligt register som tingbogen eller Det Centrale Virksomhedsregister, eller på internettet? Kilden er afgørende for, hvordan oplysningen kan efterprøves og dokumenteres.

Andet skridt er at vurdere, om oplysningen er sagligt relevant for den konkrete opgave. Ombudsmandens byggetilladelsessag illustrerer det: Ejerforhold kan slås op i tingbogen, fordi de har betydning for sagen. Et ledelsesforhold må på samme måde kun inddrages, hvis det har tilsvarende forbindelse til den opgave, myndigheden eller virksomheden skal løse.

Tredje skridt er at fastholde, at offentlig tilgængelighed ikke i sig selv giver ret til at registrere eller bruge oplysningen. Det er den saglige relevans – ikke adgangen til kilden – der afgør, og vurderingen er den samme, uanset om der er tale om faktisk forvaltningsvirksomhed, en ansøgningssag, en påbuds- eller forbudssag eller en kontrolsag.

Dine rettigheder: Indsigt, rettelse og sletning

På sin side om behandling af personoplysninger opregner Aarhus Kommune dine rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Du kan anmode om indsigt i de personoplysninger, der behandles om dig, og om at få rettet urigtige personoplysninger om dig. Urigtige ledelsesoplysninger i en behandling er dermed et forhold, du kan kræve rettet.

Derudover kan du i helt særlige tilfælde anmode om sletning af personoplysninger, i visse tilfælde få behandlingen begrænset, gøre indsigelse mod behandlingen og i visse tilfælde anmode om dataportabilitet. Læg mærke til formuleringerne: Sletning forudsætter helt særlige tilfælde, mens begrænsning og dataportabilitet gælder i visse tilfælde. Rettighederne er altså ikke ubetingede.

Vil du gøre en rettighed gældende, skal du rette henvendelse til den dataansvarlige – den myndighed eller virksomhed, der behandler oplysningerne om dig.

Dine rettigheder ifølge databeskyttelseslovgivelsen

Dataansvarlig, databeskyttelsesrådgiver og klage til Datatilsynet

I sin persondatapolitik eller privatlivspolitik oplyser en myndighed eller virksomhed, hvem der er dataansvarlig, og hvordan den kontaktes. Aarhus Kommune er et konkret eksempel: Kommunen er dataansvarlig for behandlingen af personoplysningerne og kan kontaktes på Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C, CVR-nr. 55133018, telefon 89402000. Danske Service oplyser tilsvarende i sin persondatapolitik, at Danske Service med CVR-nr. 12524374 er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, selskabet har modtaget om dig og din virksomhed – herunder oplysninger om ansatte, når en virksomhed indmeldes, hvor formålet er at få medlemskabet registreret korrekt og sikre, at de rette kontaktpersoner er registreret.

Har du spørgsmål om beskyttelse af personoplysninger, kan du kontakte den dataansvarliges databeskyttelsesrådgiver. Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på telefon 89 40 23 03. Det er en direkte vej til en fagperson, inden du eventuelt klager.

Er du utilfreds med, hvordan personoplysninger behandles, kan du klage til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

Dataansvarlige og kontaktinformation

• Danske Service — CVR: 12524374 | Formål: Korrekt registrering af medlemmer og kontaktpersoner

Opbevaring og arkiv: Hvor længe findes oplysningerne?

Arkivlovgivningen bestemmer som udgangspunkt, hvor længe personoplysninger opbevares. Ifølge Aarhus Kommune betyder det, at kommunen i mange tilfælde skal aflevere oplysningerne til arkivmyndighederne, typisk hvert femte år. Derefter slettes oplysningerne i kommunens IT-systemer og findes kun hos Stadsarkivet. For ældre ledelsesoplysninger afhænger svaret på, hvor de kan findes, derfor af, om oplysningerne stadig ligger i det aktive system, eller om de er afleveret og nu alene findes i arkivet.

I andre behandlinger siger arkivlovgivningen ikke noget om bevaringspligt. Her skal den dataansvarlige ud fra databeskyttelsesforordningen og eventuel anden gældende lovgivning vurdere, hvor længe personoplysningerne skal opbevares. Opbevaringsperioden fremgår af de enkelte magistratsafdelingers privatlivspolitikker – og tilsvarende af privatlivspolitikker hos andre dataansvarlige.

Behandling af personoplysninger i Aarhus Kommune

Reelle ejere: Erhvervsstyrelsens vejledning

Skal du kontrollere sammenhængen mellem ejer- og ledelsesforhold i et selskab, henviser Erhvervsstyrelsen til styrelsens vejledning om reelle ejere. Vejledningen dækker, hvem der skal registreres, hvad der skal registreres, og hvor registreringen skal ske.

Vejledningen er derfor udgangspunktet, når du skal afklare, om en person i ledelsen også skal registreres som reel ejer, hvilke oplysninger der i givet fald skal registreres, og hvor de hører til i registreringen. Læs vejledningen på Erhvervsstyrelsens side om reelle ejere, før du bygger en kontrol på oplysninger om ejerforhold.